Kalkulation für Restaurants: Die Grundlagen

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Kalkulation ist ein Zahlenspiel. Je besser du dessen Regeln verstehst, desto gewinnbringender kannst du dein Menü-Pricing gestalten. Wir geben dir praktische Tipps und Tricks.

Die Kalkulation der Preise ist in der Gastronomie eine wichtige Grundlage für den geschäftlichen Erfolg. Zu niedrige Preise verhindern einen guten Gewinn, zu teure Gerichte werden von den Gästen nicht angenommen. In dem Artikel erfährst du, was du bei der Festlegung der Preise beachten musst.

Die Preise, die du auf deiner Speisekarte oder der Menüanzeige in Schnellrestaurants definierst, sind die Grundlage deines Geschäftserfolges. Sie müssen sämtliche anfallende Kosten decken und du solltest nach der Begleichung aller Kosten genug übrig haben, um deinen Lebensunterhalt zu bestreiten und deine Mitarbeiter zu bezahlen. 

Die Kosten für die Führung eines Restaurants unterscheiden sich in Unternehmen mitunter recht deutlich. Wenn du dein Restaurant in eigenen Räumen führst, musst du keine Miete zahlen. Einen kleinen Gastbetrieb kannst du allein führen, somit hast du keine Kosten für einen oder mehrere Mitarbeiter.

Die Kalkulation in der Gastronomie muss Nebenkosten wie Steuern und Abgaben, Kranken- und Rentenversicherung, aber auch für die Einrichtung und den Kauf der Waren beinhalten. Ziel muss es sein, einen konstanten Gewinn zu erwirtschaften. Dieser etabliert das Restaurant und bildet eine sichere Lebensgrundlage für dich als Gastronom und für deine Mitarbeiter.

Die Größe des Restaurants ist mitbestimmend für die Gesamtkosten, die monatlich erwirtschaftet werden müssen. Die verschiedenen Preisstrategien sollten neben dem Bedarf immer auch die Nachfrage berücksichtigen. Ist ein großes Restaurant ausgelastet, kann durch die Anzahl der Gäste ein guter oder sehr guter Umsatz erwirtschaftet werden. Das erlaubt in vielen Fällen eine Festsetzung von Preisen, die mit der Konkurrenz gleichziehen oder sogar etwas darunter liegen. 

Bei der Preiskalkulation solltest du in jedem Fall berücksichtigen, dass du durch eine niedrige Ansetzung vielleicht einen größeren Kundenstamm anziehst. Du kannst deine Kosten aber nur knapp decken und erwirtschaftest somit einen niedrigen Gewinn. Setzt du die Kalkulation für Speisen und Getränke hingegen zu hoch an, kann es passieren, dass die Kunden zur Konkurrenz gehen. Dein Umsatz ist gering, weil du zu teuer bist. Somit ist es wichtig, einen Mittelweg zu finden: Deine Preiskalkulation sollte im Zusammenspiel mit der Qualität die Kunden überzeugen und dir eine sichere Lebensgrundlage bieten.

Wenn du dich auf dein Bauchgefühl verlässt, ist dies keine gute Strategie für eine erfolgreiche Festlegung der Preise in einem Gastronomiebetrieb. Um deine eigenen Kosten zu decken, musst du dir zunächst einen Überblick über deren Höhe verschaffen. 

1. Kosten für den Betrieb des Restaurants

Diese Posten werden als Gemeinkosten bezeichnet. Dazu zählen Kosten für Strom und Wasser, für die Heizung, aber auch für das Abspielen von Musik und für die Reinigung der Restauranträume und des WCs. Hinzu kommen Kosten für Versicherungen, Abschreibungen, Pacht der Räume und für die Werbung. Es ist sehr wichtig, dass du den großen Bereich der Gemeinkosten realistisch ansetzt. Es bringt dir keinen Nutzen, wenn du jeden Monat mehr zahlst, als du in deiner Preiskalkulation berücksichtigt hast. Achte darauf, dass du keinen Posten vergisst.

2. Kosten für die Beschäftigung von Personal

In der Regel hast du Kosten für Mitarbeiter. Nur sehr kleine Betriebe lassen sich vom Betreiber allein führen. Zu dem Gehalt für die Mitarbeiter kommt ein Aufschlag für die Sozialversicherungen. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, dich unter anderem an den Kosten für die Kranken- und Pensionsversicherung für jeden Arbeitnehmer zu beteiligen. Darüber hinaus musst du Kosten für Krankheits- und Urlaubstage einplanen. Gegebenenfalls kommen für Urlaubs- und Weihnachtsgeld weitere Kosten hinzu.

3. Steuern und Abgaben

Du musst verschiedene Steuern abführen. Dazu zählen die Einkommenssteuer, die Umsatzsteuer und gegebenenfalls auch eine Gewerbesteuer. Berücksichtige diese Kosten großzügig, denn eine pünktliche Zahlung ist wesentlich.

4. Kauf der Waren

Um Speisen zubereiten und Getränke anbieten zu können, musst du diese einkaufen. Somit ist die Warenkalkulation eine der wesentlichen Kosten, die du jeden Monat berücksichtigen musst. 

Der Begriff Rohaufschlag ist in der Gastronomie eine wichtige Größe. Du hast einen festen Einkaufspreis für jedes Produkt, das du erwirbst. Du legst diesen netto abzüglich der Vorsteuer zugrunde. Da du einen Gewinn erwirtschaften möchtest, schlägt du auf diesen Nettopreis eine Summe auf. Diese wird in der Gastronomie als Rohaufschlag bezeichnet. Auch hier setzt du den Nettopreis ohne Umsatzsteuer an. Gemeinsam mit der Umsatzsteuer und dem Einkaufspreis ergibt der Rohaufschlag den Gesamtpreis für ein Produkt, das du auf deiner Speise- oder Getränkekarte anbietest.

Die Gewinnmarge ist der Wert, der dir von deinen Umsätzen nach dem Abzug aller Kosten verbleibt. Du kannst sie in deiner Preiskalkulation festlegen. Wenn du im laufenden Betrieb bemerkst, dass die Gewinnmarge zu hoch oder zu niedrig ist, kannst du auf deiner Speisekarte Anpassungen vornehmen. Die Gewinnmarge ist der Wert, über den du verfügen kannst. Du zahlst dir daraus dein eigenes Gehalt aus und gewinnst Kapital für Investitionen. In deinen Preisstrategien solltest du eine möglichst hohe Gewinnmarge anstreben. Sie darf aber dennoch nicht zu Preisen führen, die deine Gäste abschrecken.

Nun haben wir alle Kostenpunkte besprochen. Wie setzt du diese Informationen aber nun am gewinnbringendsten für dich um?

Es empfiehlt sich, vorab den Prozentsatz zu berechnen, den die Kosten für Lebensmittel im Einkauf für den Gesamtpreis des Gerichts maximal ausmachen dürfen. Indem du die Preise für jedes Angebot in deinem Menü auf der Grundlage des prozentualen Anteils der Lebensmittelkosten und der Selbstkosten festlegst, kannst du überprüfen, ob jeder Menüpunkt in deine Lebensmittelkostenmarge passt. Auf diese Weise weißt du, welche deiner Produkte am profitabelsten sind und welche du fördern solltest. Außerdem erkennst du somit schneller, welche deiner Angebote nicht mehr rentabel sind und aktualisiert gehören. Die Menüplanung auf der Grundlage der prozentualen Lebensmittelkosten gibt dir den Einblick, den du benötigst, um eine günstige Menüpreisstrategie umzusetzen. 

Diese Formel hilft dir dabei, den korrekten Prozentsatz herauszufinden, der Wert sollte ca. zwischen 28 und 35 Prozent liegen:  

100 - ((Arbeitskosten + monatliche Gemeinkosten + Steuern und Abgaben + Gewinnmarge) / Gesamtumsatz))

Nehmen wir zum Beispiel an, dass deine Lebensmittelkosten 2,20 Euro betragen und dein angestrebter Prozentsatz der Lebensmittelkosten 32 Prozent beträgt. Das bedeutet, dass dein angestrebter Menüpreis mindestens 6,88 Euro betragen sollte: (2,20€ / 0,32) = 6,88€

Dieser Preis ist flexibel. Beobachte regelmäßig die Preissteigerungen am Markt und passe deine Menüpreise an. Welches Gericht hat die höchste Marge und wird von deinen Gästen gut angenommen? Setze es regelmäßig als Tagesempfehlung auf die Karte oder hebe es anderweitig hervor. Hast du ein Gericht, das kaum Gewinn abwirft und noch dazu aufwendig in der Zubereitung ist? Überlege dir, wie du es anpassen kannst, damit es sich wieder rentiert oder streiche es von der Karte. 

Gerade bei Einsteigern in den Gastronomiebetrieb kann sich die Ermittlung der Preisgestaltung für die Produkte auf der Speise- und Getränkekarte als schwierig erweisen. Eine Kostenkalkulation Vorlage ist hilfreich, um in der Gesamtheit der Preisgestaltung eine Gewinnmarge zu erzielen, die am Ende des Jahres zu schwarzen Zahlen führt und das Überleben des Restaurants und damit auch dir als Gastronomen sowie deiner Mitarbeiter sichert. Du kannst mit einfach gestalteten Vorlagen eine Kalkulation durchführen, die speziell auf dein Unternehmen abgestimmt ist. Auf folgenden Seiten findest du Preiskalkulation-Vorlagen für die Gastronomie:

• CVV.eu: Preiskalkulation in der Gastronomie: Hier wird dir jede Kostenstelle nochmal genau erklärt und einzelne Rechnungswege beleuchtet.
• gratis-gastro-info.com: Kostenlose Excel Vorlage für die Kalkulation von Gerichten
• restaurantskompass.com: Kostenloser Download eines Excel Rechners für eine einfache Kalkulation in der Gastronomie

Dabei ist es für dich wichtig zu wissen, dass es eine allgemeingültige Berechnung, die für alle Restaurants zutreffen könnte, nicht geben kann. Jedes Restaurant ist in seiner Größe, seiner Ausrichtung und in seinem Angebot einzigartig. So ist wichtig, dass du deine Kalkulation in der Gastronomie auf deinen Betrieb individuell ausrichtest. Mit der Nutzung von Vorlagen für die Speisen-Kalkulation gelingt dir dies ganz einfach.