FAQ zur Gastro Circle-Messeplattform

Für die technische Durchführung des „Gastro Circle“ nutzen wir die browserbasierte Plattform Jublia. Browserbasiert bedeutet, dass das Event ganz einfach über deinen Internetbrowser zugängig sein wird und du für deine Teilnahme keine extra App benötigst. Wenn du dich online für die Veranstaltung angemeldet hast, erhältst du einige Tage vor der Messe einen Link per E-Mail, der dich direkt auf die Plattform weiterleitet. Dort findest du dann dein persönliches Profil, alle Programminhalte der Veranstaltung, Aussteller und andere Besucher.

Wenn du dich kostenlos als Besucher registrierst, erhältst du von uns an die von dir angegebene E-Mail-Adresse erstmal eine Anmeldebestätigung zugeschickt. Den Link der dich direkt auf die Messeplattform weiterleitet, bekommst du drei Tage vor dem Start des “Gastro Circle” auch per Mail. Der erste Schritt ist dann, dein persönliches Profil aufzusetzen. Dieses findest du ganz oben rechts im Bildschirm. Zu Beginn wird dir hier wahrscheinlich ein gelbes Smiley-Symbol angezeigt. Sobald du auf das Symbol klickst, kommst du zu deinem persönlichen Profil und kannst dieses bearbeiten. Ist dein Profilfoto aktualisiert, wird das gelbe Smiley durch dein Foto ersetzt.

Du bist Aussteller und hast für deinen Auftritt beim „Gastro Circle“ ein Package gekauft? Dann erhält die Person, die für die bisherige Korrespondenz mit unserem Messeteam zuständig war, schon einige Tage vor der Messe einen Registrierungs-Link für Mitarbeiter zugeschickt. Dieser Link sollte dann von dieser Person an alle Mitarbeiter weitergeleitet werden, die bei der virtuellen Messe für die Besuchung als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen sollen. Der Link führt die Mitarbeiter auf eine Webseite, auf der sie bereits vorab einige Daten für den Profil-Auftritt einarbeiten können; Produkte, Produktkategorien, Medien, etc.

ACHTUNG: Jeder Mitarbeiter muss sich mit einer EIGENEN E-Mail-Adresse registrieren. Eine E-Mail-Adresse kann NICHT für zwei Personen genutzt werden. 

ACHTUNG: Um eine korrekte Zuordnung der Mitarbeiter zum Unternehmen zu gewährleisten, ist es wichtig, im Feld "Firma" den exakten Firmenwortlaut anzugeben, den du bei der Registrierung deines Unternehmens zum "Gastro Circle" angegeben hast. Alle Mitarbeiter sollten also explizit auf Groß- und Kleinschreibung, Abstände und Sonderzeichen achten. 

Die Daten werden dann von unserem Team in die Messeplattform des „Gastro Circle“ eingespielt. Drei Tage vor der Messe erhalten alle Mitarbeiter einen Link mit den Zugangsdaten zu ihrem persönlichen Mitarbeiterprofil auf der Messeplattform zugeschickt. Hier können die Mitarbeiter ihr Profil noch einmal überarbeiten und ergänzen.  

Wenn der Mitarbeiter sein Profil sorgfältig ausfüllt und den korrekten Firmennamen und seine Funktion eingibt, kann er von interessierten Besuchern ganz einfach gesucht und gefunden werden.

Drei Tage vor der Messe erhältst du bei erfolgreicher Registrierung die Zugangsdaten zu deinem Besucher- oder Mitarbeiter-Profil. Dein persönliches Profil der Messeplattform des „Gastro Circle“ findest du, wenn du oben rechts auf das gelbe Smiley-Symbol klickst. Dort kannst du dein Profil dann bearbeiten. Dein Name, deine Funktion, dein Unternehmen und deine Produktkategorien werden aus den Angaben deiner Anmeldung übernommen. Wenn du diese nachträglich ändern möchtest, kannst du das hier tun. Lade außerdem ein Profilfoto im Format 120x120 px hoch und beschreibe dich oder deine Rolle in deinem Unternehmen in wenigen Worten. Außerdem kannst du hier direkt auf eine beliebige Website, z.B. die deines Unternehmens, verlinken. Bedenke: ein vollständiges Profil erhöht deine Chancen auf relevante Meeting-Einladungen. 

Zusätzlich zu den allgemeinen Profileinstellungen kannst du – je nach gebuchtem Paket – Produktinformationen zu deinem Aussteller-Profil hinzufügen. Dafür klickst du auf das Kästchen mit dem Titel „Add Product“. Dort kannst du den Produktnamen, eine Beschreibung des Produkts und Medien zu deinem Produkt angeben. Der Beschreibungstext kann 1.000 Zeichen enthalten. Wähle danach zwischen Bild oder Video. 

Um zu erfahren, wie du Bilder und Videos in dein Profil einbettest, scrolle weiter runter.

Produkt-Bilder und –Videos einbetten 
Bilder müssen im Format .png oder .jpeg hochgeladen werden und dürfen eine Größe von 1MB nicht überschreiten. GIFS sind leider nicht möglich. Für das Einbetten eines Videos auf deinem Aussteller-Profil benötigst du einen Einbettungscode. Sollte dein Video auf YouTube hochgeladen sein, kannst du bei diesem Video auf YouTube unter dem Video rechts auf „Teilen“ klicken, dann auf „einbetten“ und du erhältst einen Code, den du nur kopieren und auf deinem „Gastro Circle“-Profil einfügen musst. Damit ist dein Video in dein Profil eingefügt.

Unternehmensbanner bearbeiten 
Außerdem hast du auf deinem Aussteller-Profil einen eigenen Unternehmens-Banner, den du bearbeiten kannst. Hier kannst du ein Banner-Bild mit 1200x150 px im Format .png oder .jpeg mit einer Maximalgröße von 1MB einfügen. Außerdem dein Unternehmenslogo im Format 250x250 px (max. 1MB). Füge den Namen deines Unternehmens und eine Firmenbeschreibung hinzu. Und vergiss nicht, zu speichern! 

Eine Vorschau darauf, wie dein virtueller “Messestand” für andere aussehen wird, erhältst du, wenn du in deinem Profil auf den Banner klickst. 

Auf der Homepage der Messeplattform, die du über den Menüpunkt „Explore“ erreichst, wirst du einerseits Informationen zur Nutzung der Plattform finden, andererseits siehst du hier deine Meeting-Requests, eine Auswahl an Teilnehmer-Profilen, Produkten und spannenden Agenda-Punkte, die dich interessieren könnten. Diese Auswahl wird mittels eines ausgeklügelten Algorithmus definiert, der deine persönlichen Interessen mit dem Angebot auf der Messeplattform matcht. Diese Funktion vereinfacht dir einerseits die Recherche, andererseits die Kontaktaufnahme mit für dich relevanten Personen. Deswegen ist es wichtig, dass du in deinem Profil deine Interessen angibst.

Das vollständige Programm findest du einerseits hier auf unserer Website, andererseits auf der Messeplattform selbst.

Wenn du auf der Messeplattform links im Menü auf den Punkt „Agenda“ klickst, kommst du zum Rahmenprogramm des „Gastro Circle“. Dir erscheinen dann auf deine Interessen abgestimmte Programm-Vorschläge. Du kannst dich aber auch selbst durch verschiedenen Messe-Tage klicken. Die einzelnen Tage kannst du oben im Menü anwählen. Generell besteht die Agenda aus Live-Beiträgen, vorab aufgenommenen Videos oder Zoom-Calls. Die einzelnen Beiträge sind in verschiedene Kategorien eingeteilt, nach denen auf Wunsch auch gefiltert werden kann. Auch nach Speakern oder Überthemen, wie z.B. Hauptprogramm, Cookingshow, etc. Kann gefiltert werden. Inhalte, die dich interessieren, kannst du favorisieren, indem du auf das Herz klickst. Favorisierte Inhalte werden in deinen Messe-Kalender eingespeichert. Alle Inhalte bleiben vier Wochen lang online.

Thematisch konzentriert sich das interaktive Programm auf die Themen Nachhaltigkeit und Ressourcen und bespricht die weiterhin schwierige Personalsituation. Natürlich reden wir auch über die aktuelle Situation durch Covid-19, wie es dem Tourismus in dieser Zeit ergangen ist und welche Learnings in die Wintersaison mitgenommen werden können. Im Food-Bereich werfen wir dieses Jahr einen Blick auf die gesamte Zulieferkette, denn ohne perfekt aufeinander abgestimmte und funktionierende Supply Chain würden viele Produkte nicht in der gewünschten Qualität am Teller des Gastes landen.

Bei ausgewählten Live-Sendungen werden die Zuschauer die Möglichkeit haben, die „Q&A“ Funktion zu nutzen. Außerdem kann bei diversen Umfragen abgestimmt werden, um ein allgemeines Stimmungsbild der Besucher zu bekommen. Der Moderator wird die Q&A-Fragen in seine Moderation einbinden und an die Speaker weiterleiten. So können alle Talk-Gäste in direkten Austausch mit der Audience treten. 

Bei vorab aufgezeichneten Formaten ist leider kein Live-Austausch mit dem Speaker möglich. Wenn du trotzdem Fragen an den Vortragenden oder das präsentierende Unternehmen hast, suche die jeweiligen Personen über den "Meet"-Bereich. (Siehe dazu: "Wie kann ich mit anderen Personen chatten?" oder "Wie kann ich mit einer anderen Person ein Meeting vereinbaren, damit ich mit ihr chatten kann?")

Unterhalb jedes Videos findest du Informationen über die Inhalte des Vortrags und die Biografie des Vortragenden. Außerdem können hier auch Verlinkungen auf andere, externe Webseiten eingebaut sein. Diese sind dann in Form eines farbigen Buttons hinterlegt. 

Alle Aussteller findest du unter dem Menüpunkt „Meet“ auf der linken Seite. Hier kannst du unter dem Reiter “Search” nach Personen, Produkten, Branchen und Firmen filtern. Wenn du einen Überblick über alle Aussteller gewinnen möchtest, klicke auf den weiß hinterlegten Button „Companies“ und dort auf „All“. Du kannst die Aussteller aber auch alphabetisch filtern oder nach Produktkategorien, Ländern oder Industrien. Den gleichen Vorgang kannst du unter „People“ für Personen durchführen. Diese kannst du außerdem dann Position, Firma, Produkte, Land und Industrie filtern. Unter dem Reiter „Products“ kannst du eine Suche nach einzelnen Produkten von Ausstellern vornehmen.

Oben rechts auf der Plattform findest du das Chat-Symbol (eine kleine Sprechblase). Klicke hier drauf, um in den Chat zu gelangen. Dort siehst du alle bisherigen Unterhaltungen, die du mit anderen Personen geführt hast. Im Chat kannst du Bilder, Dokumente und deine persönliche Visitenkarte verschicken und die Person zu einem Videogespräch einladen. 

Schreiben kannst du immer nur mit einer Person. Es ist aber möglich im Chat mit insgesamt vier Personen ein Video-Gespräch zu führen. Wenn du eine solche Videokonferenz initiieren möchtest, klicke bei einer der Personen, mit denen du sprechen möchtest, auf das Video-Symbol im Chat. Klicke dann auf "Join". Es öffnet sich ein neuer Tab in deinem Browser. Hier kannst du vorab deine Kamera und dein Mikrofon aktivieren, die Sprache des Gesprächs eingeben und deinen Teilnehmer-Namen überarbeiten. Möchtest du noch jemand Drittes zu dem Telefonat anladen, dann kannst du hier unter "Meeting Info" den Link zu dem Video-Call kopieren und im Chat an eine dritte Person beim "Gastro Circle" weiterleiten. Diese kann dem Gespräch dann über Eingabe des Links im Browser beitreten.   

Achtung: Chatten kannst du nur mit Personen, mit denen du vorab ein Meeting ausgemacht hast und die deine Meeting-Einladung auch akzeptiert haben. Somit werden Spam-Nachrichten vermieden.

Um ein Meeting mit jemandem zu vereinbaren und damit die Chatmöglichkeit zu eröffnen, gehe bitte in den Meeting-Bereich der „Gastro Circle“-Messeplattform. Um dorthin zu gelangen, klicke im Hauptmenü auf der linken Seite auf das Symbol mit den sich schüttelnden Händen. Unter dem Reiter „For you“ am oberen Rand des Bildschirms, werden dir, wie auch schon auf der Startseite, Personen vorgeschlagen, die dich laut Algorithmus interessieren könnten. Im Reiter „Search“ bzw. „Suche“ und der Kategorie “People” kannst du nach bestimmten Personen suchen. Dabei kannst du Positionen, Produktgruppen, Branchen oder Firmen suchen. 

Möchtest du dich mit einer Person vernetzen, suche diese Person über die Suchfunktion oder über den Reiter „People“. Gehe auf das persönliche Profil der Person und klicke oben, direkt unter dem Profilbild der Person, auf „Meet“. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem du eine Einladung an die betreffende Person formulieren kannst. Wähle aus, ob du chatten oder videotelefonieren möchtest, schreibe ein paar persönliche Worte und versende deine Meeting-Anfrage. 

Die Person, mit der du dich vernetzen möchtest, erhält dann unter „Requests Received“ deine Meeting-Anfrage. Sie kann diese Anfrage annehmen, oder ablehnen. Bei einer Annahme kann die Person zwischen verschiedenen Uhrzeiten für ein virtuelles Meeting mit dir auswählen, die an deine Verfügbarkeit angepasst sind. Deine Verfügbarkeiten kannst du in deinem persönlichen Messe-Kalender aktualisieren (Siehe dazu: Wie nutze ich den Terminkalender?). Sobald du und dein Meetingpartner „gematcht“ wurdet, also ihr beide einem Meeting zugestimmt habt, wird das Meeting in deinem Kalender auf der Plattform eingespeichert. Du kannst den Meeting-Termin jederzeit noch einmal überarbeiten, sowohl direkt in deinem Messe-Kalender, als auch im Meeting-Bereich der Plattform. Klicke dafür einfach auf „Reschedule“, wenn du z.B. die Zeit ändern möchtest, oder auf „Cancel“, wenn du dich doch nicht mit der Person treffen möchtest. 

Solltest du gerade nicht auf der "Gastro Circle" Messeplattform eingeloggt sein, erhältst du bei Terminanfragen, Absagen und Verschiebungen eine E-Mail zugeschickt. 

Möchtest du dir eine Person merken, weil diese vielleicht zu einem anderen Zeitpunkt für dich interessant sein könnte, dann klicke im Profil dieses Besuchers auf den Stern links unter dem Profilbild, neben dem Meeting-Button. Du findest alle abgespeicherten Personen unter dem Reiter „Bookmarked“ im Meeting-Bereich.

Unter dem Reiter „Requests Received“ findest du alle Meeting-Anfragen von Personen, die sich gerne mit dir austauschen möchten. 

Unter „Sent“ sind alle Meeting-Anfragen gesammelt, die du an andere Teilnehmer verschickt hast. 

Deinen persönlichen Terminkalender erreichst du über den Punkt „My Schedule“ im Hauptmenü auf der linken Seite des Bildschirms. Hier kannst du bei den Reitern oben, wie auch bei der Agenda, zwischen den verschiedenen Messetagen wählen. Du siehst dort dann deine favorisierten Vorträge und Inhalte und deine bevorstehenden Meetings. Somit erhältst du einen guten Überblick über deine Termine beim „Gastro Circle“. 

Außerdem kannst du unter „Time availability“ deine Verfügbarkeiten definieren. Wenn du also an den drei Messetagen zu gewissen Zeiten nicht am „Gastro Circle“ teilnehmen kannst, ist es möglich, diese Timeslots mit nur einem Klick zu blockieren. Vergiss nicht, deine Änderungen abzuspeichern! Andere Teilnehmer der Messe sehen dann, wann du für Meetings verfügbar bist und wann nicht. Wenn du angegeben hast, dass du bei einem Vortrag teilnehmen möchtest, wird auch dieser Zeitraum in deinen Verfügbarkeiten für andere Besucher blockiert. Zeiten, für die du bereits ein Meeting mit jemandem ausgemacht hast, sind grün markiert. 

Zusätzlich ist es möglich deine Zeitzone zu konfigurieren, Notifications zu aktivieren, die dich 15 Minuten vor einem Termin über einen von dir gewählten Kanal an diesen Termin erinnern und deinen Kalender mit deinem Outlook-Kalender zu synchronisieren.

Solltes du gerade nicht auf der "Gastro Circle"-Messeplattform aktiv sein, erhältst du E-Mail-Benachrichtigungen, wenn dir jemand eine Meeting-Anfrage schickt oder mit dir chatten möchte. Außerdem wirst du vor Terminen - seien es Meetings oder Rahmenprogrammpunkte, die du favorisiert hast - per E-Mail daran erinnert. 

Du kannst deine Benachrichtungs-Optionen bearbeiten. Gehe dazu auf dein persönliches Profil und klicke unter deinem Profilbild auf "App Settings". Hier kannst du die Frequenz deiner Notfications anpassen. Die automatische Einstellung steht auf "Summary", du erhältst also alle Benachrichtigungen gesammelt zu regelmäßigen Zeitpunkten. Du kannst hier aber auch "Immediate" auswählen, dadurch erhältst du alle Benachrichtungen sofort. Unter "Disable" kannst du die Notifications abstellen und es werden dir nur noch absolut notwendige Benachrichtigungen geschickt. 

Um auszuwählen, über welchen Kanal du gerne benachrichtigt werden möchtest, gehe zu deinem Terminkalender unter "My Schedule", links im Hauptmenü des "Gastro Circle". Dort klicke oberhalb deiner Termine, mittig im farbig hinterlegtem Bereich, auf "Notification". Nun kannst du auswählen, ob du zusätzlich über den Facebook Messenger, WhatsApp oder SMS benachrichtigt wirst. 

Wenn du oder dein Unternehmen einen Rahmenprogrammpunkt in der Agenda des „Gastro Circle“ gestalten möchte, wende dich gerne an unser Messeteam, um alles Weitere zu besprechen. Hier nur ein paar grundlegende Infos, damit du weißt, was dich erwarten wird und was wir von dir benötigen:

Unsere Rahmenprogrammpunkte bestehen aus verschiedenen Videoformaten. Du kannst via Zoom oder YouTube Live ein Live-Video auf die Plattform übertragen. Das bietet sich insbesondere für einen Live-Talk oder eine Live-Cookingshow an. Beachte bitte, dass ein Live-Format besonderes technisches Equipment benötigt und deswegen schnell sehr aufwendig und kostspielig werden kann. Du bist für die Durchführung und Qualität deiner Live-Übertragung selbst verantwortlich, außer du hast unser Team mit dieser Aufgabe betraut. 

Deutlich einfacher, günstiger und somit empfehlenswert ist es, wenn du deinen Videoinhalt schon vorab filmst und schneidest, das fertige Video auf YouTube hochlädst und uns den Einbettungs-Link für die „Gastro Circle“-Messeplattform zur Verfügung stellst. Wo genau du diesen Link findest, haben wir unter "Wie kann ich mein persönliches Aussteller-Profil bearbeiten und Produkte hinzufügen?" erklärt.

In beiden Fällen, live oder nicht, brauchen wir spätestens drei Tage vor dem ersten Messetag folgende Inhalte von dir:

• Einbettungs-Link zu deinem Video (YouTube oder Zoom)

• Titel (50 Zeichen)

• Beschreibungstext Agenda zu deinem Vortrag (unlimitierte Zeichenanzahl. Empfehlung: 500 Zeichen - wird auf der Agenda-Übersichtsseite angezeigt.) 

• Beschreibungstext Programmpunkt zu deinem Vortrag (unlimitierte Zeichenanzahl. Empfehlung: 500 Zeichen - wird im Programmpunkt beim Abspielen des Videos angezeigt.)

• Optional kannst du als Header für die Session Detail Page einen Banner und/oder ein Vorschauvideo einbauen. Das Header-Bild sollte imFormat 10:1 sein (Breite:Höhe). Empfohlen ist eine Breit von 1.000 px. Max. 1MB. Wende dich für genauere Informationen dazu bitte an unser Messeteam. 

• URLs auf die du unterhalb des Videos mittels eines Buttons verlinken möchtest 

• kurze Biografie des Speakers (unlimitierte Zeichenanzahl, Empfehlung: 500 Zeichen).

• Name, Funktion, Unternehmen und E-Mail des Speakers 

• Profilfoto des Speakers, Format: 120x120 px.